Quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu cần biết 

1. Tại sao cần khai báo hải quan hàng nhập khẩu?

Khai báo hải quan hàng nhập khẩu là thủ tục bắt buộc trong đó doanh nghiệp cung cấp thông tin về hàng hóa nhập khẩu cho cơ quan hải quan nhằm phục vụ kiểm tra, giám sát và thông quan. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được nhập khẩu hợp pháp, đúng quy định, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và hỗ trợ cơ quan hải quan quản lý nhà nước, kiểm soát hàng cấm, đồng thời thu đúng và đủ thuế. Cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động khai báo hải quan gồm Luật Hải quan 2014 (sửa đổi, bổ sung 2018), Luật Quản lý thuế 2019, cùng các nghị định hướng dẫn như Nghị định 08/2015/NĐ-CP và Nghị định 59/2018/NĐ-CP sửa đổi bổ sung, và Nghị định 128/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan. Các thông tư như Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 39/2018/TT-BTC đóng vai trò hướng dẫn chi tiết quy trình khai báo và thủ tục liên quan.

2. Cần chuẩn bị những gì khi khai báo hải quan hàng nhập khẩu?

2.1 Hồ sơ bắt buộc cần chuẩn bị 

2.2  Chứng từ bổ sung: Catalogue, MSDS, kiểm định chất lượng…

• Catalogue (catalog): Tài liệu mô tả đặc tính kỹ thuật, hình ảnh, cấu tạo, công dụng của sản phẩm. Catalogue giúp hải quan xác định chính xác mã HS, từ đó tính thuế và áp dụng chính sách quản lý phù hợp.
• MSDS (Material Safety Data Sheet): Phiếu an toàn hóa chất, bắt buộc đối với hàng hóa là hóa chất, dung môi, chất dễ cháy nổ hoặc có yếu tố nguy hiểm. MSDS cung cấp thông tin về thành phần hóa học, mức độ độc hại, hướng dẫn lưu trữ – vận chuyển an toàn.
• Chứng thư kiểm định chất lượng, kiểm nghiệm hàng hóa: Áp dụng với các mặt hàng đặc thù như máy móc đã qua sử dụng, thiết bị có yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, thực phẩm, mỹ phẩm, hoặc sản phẩm chịu quản lý của Bộ KH&CN, Bộ Y tế, Bộ NN&PTNT… Chứng thư này nhằm chứng minh hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu pháp lý.
• Chứng nhận hợp quy, chứng chỉ kiểm định (nếu có yêu cầu quản lý chuyên ngành): Được dùng cho các mặt hàng thuộc danh mục phải công bố hợp quy hoặc kiểm tra nhà nước trước thông quan.

2.3 Chuẩn bị trước khi mở tờ khai

• Xác định mã HS chính xác : Việc xác định mã HS chuẩn sẽ quyết định mức thuế phải nộp, chính sách quản lý chuyên ngành và khả năng thông quan nhanh hay chậm. Khai sai mã HS có thể dẫn đến bị phạt, truy thu thuế hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Kiểm tra chính sách mặt hàng : Mỗi mặt hàng có thể thuộc phạm vi quản lý của từng bộ, ngành như Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ NN&PTNT, Bộ KH&CN… Do đó, trước khi khai báo, cần kiểm tra xem hàng hóa nhập khẩu có thuộc:

Danh mục hàng cấm nhập khẩu
Hàng phải xin giấy phép nhập khẩu
Hàng phải kiểm tra chất lượng, kiểm tra an toàn thực phẩm
Hàng phải công bố hợp quy hoặc chứng nhận hợp chuẩn
Việc kiểm tra sớm giúp doanh nghiệp tránh bị ách tắc thông quan do thiếu giấy tờ chuyên ngành.

• Tính thuế nhập khẩu và thuế GTGT :Việc tính trước số thuế phải nộp giúp doanh nghiệp chuẩn bị nguồn tài chính và tránh chậm thông quan.
• Xác định phương pháp trị giá hải quan : Doanh nghiệp cần xác định trị giá tính thuế theo đúng quy định, thường là trị giá giao dịch (giá CIF). Cần rà soát các khoản điều chỉnh tăng/giảm như: phí vận chuyển, phí bảo hiểm, tiền bản quyền, phí hoa hồng… để đảm bảo khai đúng trị giá. Trị giá hải quan chính xác giúp xác định đúng số thuế phải nộp và tránh bị kiểm tra sau thông quan.
• Kiểm tra thông tin lô hàng trên hệ thống : Trước khi mở tờ khai, cần kiểm tra sự khớp đúng giữa các chứng từ: hóa đơn, vận đơn, packing list, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), số container, số seal… đồng thời đối chiếu với dữ liệu nhà vận chuyển hoặc hãng tàu. Nếu thông tin không khớp, tờ khai dễ bị từ chối hoặc phải sửa đổi nhiều lần.

3. Các quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu cần biết

3.1 Khai báo hải quan điện tử VNACCS/VCIS

Bước 1: Truy cập hệ thống VNACCS/VCIS

Người khai hải quan đăng nhập vào hệ thống VNACCS/VCIS bằng tài khoản được Tổng cục Hải quan cấp. Tại đây, doanh nghiệp lựa chọn loại hình nhập khẩu phù hợp (A11, A12, E31…), sau đó khởi tạo tờ khai mới. Đây là bước đầu tiên trong quá trình khai báo, giúp kết nối trực tiếp giữa doanh nghiệp và hệ thống xử lý dữ liệu hải quan.

Bước 2: Nhập dữ liệu tờ khai theo từng mục

Doanh nghiệp tiến hành nhập thông tin chi tiết của lô hàng vào từng trường dữ liệu trên tờ khai điện tử, bao gồm:

– Thông tin người nhập khẩu: mã số thuế, địa chỉ, thông tin đại lý hải quan (nếu có).
– Thông tin hàng hóa: tên hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, trọng lượng, tính chất hàng hóa.
– Thông tin trị giá: giá CIF/FOB, điều kiện Incoterms, các khoản điều chỉnh tăng/giảm để xác định trị giá hải quan.
– Thông tin thuế: thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế bảo vệ môi trường (nếu có).
– Đính kèm chứng từ: hóa đơn, vận đơn, packing list, catalogue, MSDS… tùy loại hàng.

Việc khai báo phải chính xác tuyệt đối để tránh sai sót dẫn đến sửa tờ khai hoặc bị kiểm tra bổ sung.

Bước 3: Gửi tờ khai và nhận kết quả phân luồng

Sau khi hoàn tất nhập liệu, doanh nghiệp tiến hành gửi tờ khai lên hệ thống.

VNACCS/VCIS sẽ tự động xử lý và trả về kết quả phân luồng:

• Luồng xanh: Thông quan ngay, không kiểm tra hồ sơ và hàng hóa.
• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử, yêu cầu bổ sung chứng từ nếu cần.
• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa kết hợp kiểm tra hồ sơ.
  Kết quả phân luồng quyết định các bước tiếp theo trong quá trình thông quan của lô hàng.

3.3 Khai báo hải quan giấy

Theo quy định hiện hành, tờ khai hải quan bắt buộc phải được thực hiện trên hệ thống điện tử VNACCS/VCIS. Doanh nghiệp chỉ được sử dụng tờ khai giấy trong một số trường hợp đặc biệt như: hệ thống hải quan gặp sự cố kỹ thuật; hàng hóa thuộc diện bí mật nhà nước; hoặc các trường hợp được pháp luật quy định riêng theo nhu cầu quản lý chuyên ngành. Việc ưu tiên khai báo điện tử giúp rút ngắn thời gian xử lý, tăng tính minh bạch và giảm sai sót trong quá trình thông quan.

4. Thời hạn nộp tờ khai hải quan hàng nhập khẩu là bao lâu?

Thời hạn nộp tờ khai hải quan đối với hàng nhập khẩu được quy định theo Luật Hải quan 2014, trong đó doanh nghiệp có thể tiến hành mở tờ khai trước khi hàng đến nếu đã có đầy đủ bộ chứng từ như Invoice, Packing List hay vận đơn. Trường hợp chưa kịp khai báo sớm, thời hạn cuối cùng để nộp tờ khai là trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng hóa cập cảng hoặc sân bay. Nếu quá thời hạn này, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Việc nộp tờ khai đúng hạn giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí và rủi ro không cần thiết. 

5.  Trách nhiệm và nghĩa vụ của người khai báo

 Người khai hải quan (doanh nghiệp nhập khẩu hoặc đại lý hải quan được ủy quyền) có trách nhiệm bảo đảm tính chính xác, trung thực và đầy đủ của toàn bộ thông tin khai báo. Khi thực hiện thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu, người khai hải quan phải tuân thủ các nghĩa vụ sau:

• Khai đúng, đủ và chính xác thông tin trên tờ khai hải quan theo quy định tại Luật Hải quan 2014; bao gồm mã HS, trị giá, xuất xứ, số lượng, loại hình nhập khẩu và các thông tin về hàng hóa.
• Nộp và xuất trình đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo yêu cầu của cơ quan hải quan, bao gồm chứng từ bắt buộc và các tài liệu bổ sung như catalogue, MSDS, chứng thư kiểm định…
• Chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai báo, kể cả trong trường hợp sử dụng đại lý hải quan.
• Phối hợp với cơ quan hải quan khi được kiểm tra, cung cấp thông tin, giải trình hoặc tham gia kiểm tra thực tế hàng hóa nếu lô hàng bị phân luồng vàng hoặc đỏ.
• Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ, đúng thời hạn theo Luật Quản lý thuế; đảm bảo số tiền thuế, phí, lệ phí phát sinh được thanh toán trước khi thông quan (trừ trường hợp doanh nghiệp được ưu tiên hoặc áp dụng chế độ nộp thuế sau).
• Lưu giữ hồ sơ hải quan và chứng từ liên quan trong thời hạn theo quy định để phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan.
• Thực hiện đúng chính sách quản lý hàng hóa nhập khẩu như kiểm tra chuyên ngành, chứng nhận hợp quy, an toàn vệ sinh thực phẩm, hoặc các quy định khác tùy từng mặt hàng.
• Chịu trách nhiệm xử lý sai sót và thực hiện các thủ tục điều chỉnh, hủy hoặc khai bổ sung tờ khai nếu phát hiện sai thông tin sau khi đã đăng ký tờ khai.

Việc thực hiện đầy đủ các trách nhiệm và nghĩa vụ này giúp đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, giảm rủi ro vi phạm hành chính và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu.

6. Cách sửa và hủy tờ khai hải quan hàng nhập khẩu

6.1 Khi nào được sửa tờ khai hải quan?

Doanh nghiệp được sửa tờ khai khi phát hiện sai sót trong quá trình khai báo nhưng chưa ảnh hưởng đến việc tính thuế hoặc chưa hoàn tất thủ tục thông quan. Việc sửa tờ khai thường áp dụng trong các trường hợp:

• Sai thông tin cơ bản: người nhập khẩu, người xuất khẩu, số vận đơn, số hóa đơn.
• Sai thông tin hàng hóa: mô tả hàng, lượng hàng, trọng lượng, số kiện, phương thức đóng gói.
• Sai mã HS, đơn giá, trị giá nhưng chưa thông quan.
• Sai chỉ tiêu kỹ thuật mà hệ thống VNACCS cho phép sửa trước khi phân luồng hoặc trong quá trình xử lý hồ sơ.
• Sai sót do lỗi đánh máy, lỗi nhập liệu được phát hiện trước khi cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ.

Việc sửa tờ khai phải thực hiện thông qua chức năng “Khai bổ sung” hoặc yêu cầu cán bộ hải quan hỗ trợ sửa tùy mức độ sai.

6.2 Khi nào được hủy tờ khai hải quan?

Tờ khai hải quan được hủy khi không còn phù hợp hoặc không còn giá trị sử dụng. Các trường hợp phổ biến gồm:

• Tờ khai đã đăng ký nhưng lô hàng không nhập nữa (hủy đơn hàng, thay đổi kế hoạch nhập khẩu).
• Khai nhầm loại hình (ví dụ nhập kinh doanh A11 nhưng phải là gia công E21), không thể sửa nên phải hủy.
• Khai nhầm tờ khai cho lô hàng khác (nhầm số vận đơn, container, hoặc khai trùng).
• Hệ thống hoặc người khai nhập sai quá nhiều chỉ tiêu quan trọng khiến tờ khai không thể sửa theo quy định.
• Tờ khai mở nhưng quá thời hạn quy định không làm thủ tục tiếp (quá 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai).
• Có yêu cầu thay đổi hồ sơ hải quan lớn mà pháp luật quy định phải lập tờ khai mới thay vì sửa tờ khai cũ.

Quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu đòi hỏi doanh nghiệp nắm vững hồ sơ, tuân thủ đúng quy định pháp luật và thực hiện chính xác từng bước trên hệ thống điện tử. Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ, xác định đúng mã HS, kiểm tra chính sách mặt hàng và khai báo kịp thời sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, hạn chế rủi ro và tiết kiệm chi phí. Nếu bạn đang tìm giải pháp hỗ trợ khai báo hải quan chuyên nghiệp và tối ưu cho doanh nghiệp, hãy truy cập website https://chentronics.vn/ của chúng tôi để được tư vấn chi tiết và đồng hành trong mọi lô hàng nhập khẩu.